Viết thư cho bạn bè, viết thư để trao đổi công việc,… đều cần tuân thủ theo các thể thức văn bản nhất định. Đặc biệt, viết thư bằng tiếng Anh cũng có những quy tắc riêng mà bạn cần phải nắm rõ. Chúng ta cùng tìm hiểu về cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn qua bài viết dưới đây để viết thư ấn tượng và chuẩn mực nhất nhé!
Khi nào bạn cần viết thư?
Hiện nay, trao đổi thư từ không còn quá xa lạ với chúng ta. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết chọn thời điểm thích hợp để viết thư. Chính vì vậy, trong phần này trường Cao đẳng quốc tế Sài Gòn sẽ tổng hợp cho các bạn học ngôn ngữ Anh một số trường hợp tiêu biểu rất cần thiết cho việc viết thư như sau:
- Khi muốn phàn nàn về một dịch vụ nào đó
- Khi muốn đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó
- Khi muốn gửi lời cảm ơn hoặc xin lỗi đến người nhận thư
- Khi muốn thông báo tin tốt/tin xấu
- Khi muốn yêu cầu thêm thông tin về một sản phẩm nào đó (màu sắc, kích thước, giá cả, khối lượng,…)
- Khi muốn đặt hàng/hủy hàng/ nhận đơn đặt hàng
- Khi muốn gửi lời chúc mừng đến người nhận thư (chúc mừng đã thăng chức, chúc mừng sinh nhật, chúc mừng đã đạt giải trong một cuộc thi nào đó,…)
Cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn
Để học được cách viết thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, chính xác nhất, trước hết bạn cần nắm rõ cấu trúc của nó như sau:
Chủ đề thư (Heading)
Trong phần này, những thông tin cơ bản của người gửi sẽ được thể hiện rõ như:
- Họ tên người gửi
- Địa chỉ
- Thông tin liên lạc
- Ngày, tháng và địa chỉ người nhận (Inside Adress)
Với cách viết thư bằng tiếng Anh, ngày tháng trong thư phải được viết phải dạng tháng, ngày đến năm. Đối với các thư formal, thông tin của người nhận cũng phải được thể hiện rõ ràng như họ tên, địa chỉ nhận, chức vụ, thông tin liên lạc, …
Sau khi trình bày các thông tin, bạn cần có câu mở đầu để dẫn vào nội dung thư.
Ví dụ mẫu:
Thank you for your letter. I’m sorry I haven’t written for so long but I’ve been really busy studing English to pass B1 test. It’s great to hear that your all family are fine.
Nội dung thư (Body)
Nội dung là phần quan trọng nhất và thể hiện rõ toàn bộ mục đích của bức thư. Tại phần này, những mục cần đặc biệt lưu ý bao gồm: chủ đề, chào hỏi và nội dung chính.
Phần tiêu đề có thể xuất hiện hoặc không tùy thuộc vào các loại thư khác nhau. Với các dạng thư điện tuyệt, phần tiêu đề phải thể hiện rõ ràng mục đích gửi. Còn nếu viết thư ứng tuyển, bạn có thể sử dụng cụm từ “Apply to” để mở đầu.
Với phần nội dung của bức thư, bạn phải trình bày được tất cả lý do và sự việc. Ví dụ, nếu viết thư xin việc, bạn phải tập trung nhấn mạnh, thể hiện được điểm mạnh bản thân, kinh nghiệm làm việc cũng như lý do tại sao bản thân phù hợp với công việc đang ứng tuyển.
Đặc biệt lưu ý, ngôn ngữ khi viết thư phải phù hợp với mục đích và đối tượng nhận thư. Nếu viết thư cho bạn bè, người thân thiết, bạn có thể sử dụng những loại câu không quá trang trọng (informal). Riêng với những bức thư quan trọng, cần sự trang trọng (formal), bạn cần chú ý tuyệt đối những lỗi ngữ pháp, cách sử dụng câu và lựa chọn những từ ngữ có tính học thuật.
Lời kết (Complimetary close)
Phần kết của thư tiếng Anh cần phải gồm đầy đủ lời chào cũng như ký tên. Lưu ý, phần chào mở đầu và kết thúc phải có sự thống nhất với nhau. Nếu bạn mở đầu bằng “Sir”- kết thúc bằng “Faithfully”, mở đầu bằng tên người thì sẽ kết thúc bằng “Sincerely”. Ngoài ra, cuối thư phải ký và ghi rõ họ tên của bạn.
Ví dụ mẫu:
I have to get back to work now. I am looking forward to hearing from you soon.
Bài viết trên đã cung cấp toàn bộ về cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn. Hy vọng qua bài viết, các bạn sẽ có cái nhìn chi tiết hơn về nội dung và hình thức của một lá thư tiếng Anh. Chúc các bạn sẽ mau xóa tan rào cản khi viết thư bằng tiếng Anh trong thời gian sớm nhất nhé!
